事務局職員の募集

現在募集中のポジション

公開日 : 2023-04-23




国連UNHCR協会　総務人事統括　募集要項

(English follows Japanese) 

役職：総務人事統括
レポート先：チーフアドミニストレーションオフィサー
直属の部下数： 5人（5 FTE）
雇用契約：6か月の有期雇用（更新あり）。正職員への登用あり

背景および業務範囲

国連UNHCR協会は、国連の難民支援機関であるUNHCRのナショナルパートナーとして、2000年設立以来成長を続け、日本の市民社会からの難民支援に大きく貢献してきました。国際的NGOとして日本を代表する存在となり、UNHCRの民間連携部門を支えるトップレベルのナショナルパートナーとなったいま、組織のさらなる発展を支える総務人事を一層強化するため、その規模と成長性にふさわしい人材を迎えることは国連UNHCR協会にとって最も重要な課題のひとつです。

総務人事統括は総務人事ユニットを統括し、人事制度とその運用、給与計算および福利厚生、人材育成、総務（理事会・社員総会事務局業務を含む）における業務遂行に責任を持ちます。理事会および事務局経営層に対し、労働関連法その他法に基づく人事および人に関わるリスクマネジメントについての施策を提言し、実行します。また事務局内の職場環境を改善し、最新状況を理事会および事務局経営層に報告します。主な業務範囲は以下の通りですが必ずしもこれに限りません。

１． 人材マネジメント（人事制度：人事制度が機能していることをモニタリングし、必要に応じ制度改定を提案し実行する。人材育成：協会が求める人材要件および職員のニーズに合致した人材育成プログラムを設計し導入する。採用：協会内の採用活動をモニタリングし、必要な知見を提供する）
２． 労務（給与計算および福利厚生：人事制度に規定された給与計算の確実な実行を監督し、衛生委員会主宰を含む日々の労務関連業務、勤怠管理施策等人事制度の確実な実行を統括する）
３． 総務（理事会・社員総会事務局業務：理事会・社員総会事務局として代表理事を補佐し、会議の招集、議事進行サポート、議事録作成等会議運営全般を行う。またUNHCR代表を含むJNAG（Joint Nomination Advisory Group）事務局としての役割も担う。総務業務：ファシリティ、備品等を含む物理的な職場環境の整備および改善を統括する）

主な業務

総務人事統括はその職務において、
・ 国連UNHCR協会がそのミッションを遂行するために、すべての総務人事に関する活動を特定非営利活動推進法およびその他の法令に基づき適切に行うこと
・ 国連UNHCR協会が日本社会における代表的NPOの一員として説明責任を果たせるよう、組織のガバナンスを常に適切に機能させること
・ 国連UNHCR協会の職員がやりがいをもって働き、組織に貢献し、活躍し続けることのできる人事制度を設計し、運用し、またそれを支える職場環境の整備と改善を通じ、職員が豊かな人生を送る場を提供すること
・ 国連UNHCR協会の職員が法令、規程、行動規範およびその他のポリシーを遵守し、組織の健全な運営に貢献すること
を実現します。主な業務内容は以下の通りです。

当協会の総務人事全般の統括
・ 当協会の戦略方針立案およびその実施にあたり、経営陣および部門長に総務人事の観点から分析及び意見を提供すること、また総務人事に関する主要リスクを低減および管理すること
・ 各部門の人材マネジメントをサポートし、当協会全体の人事制度の設計および運用を管掌すること。人事制度が最大限機能するような人材育成プログラムを設計し運用すること
・ 当協会における各種法令、規制、規程、行動規範、ポリシー（特定非営利活動促進法、認定NPO認定基準、各労働法、就業規則等の協会規程、行動規範等）に関するコンプライアンス遵守を統括すること
・ 代表理事をサポートし、理事会、JNAG、社員総会の運営を統括し、協会の適切なガバナンスを機能させること

ボードマニュアルに基づく役員および事務局長の選任と評価プロセスの運営統括
・ 理事、監事、事務局長の選任、および事務局長の評価に関し、代表理事をサポートし、JNAGの組成および運営、理事会への提出および承認、社員総会への提出および承認の一連のプロセスの運営を統括する。社員の選任および退任プロセスも含む
・ 代表理事交代時および役員交代時に必要な監督官庁への書類提出および報告書の提出（法務省への代表理事登記、東京都への代表理事変更届および役員変更届）を、経理財務法務統括と連携して行う

人事の通常業務の統括
・ 人事制度に則り、人事異動、評価プロセス、報酬決定および通知等、人事業務の設計と運用
・ 毎月の給与計算業務（社会保険含む）。勤怠管理システムの運用
・ 日々発生する労務問題に関するスーパーバイズ。労働法令に基づく労務施策の実施（ハラスメント防止含む）。コンプライアンスホットラインの協会窓口として、必要に応じコンプライアンス委員会および顧問弁護士と連携。ハラスメント防止等コンプライアンス研修の実施
・ 衛生委員会の開催と運営、職員の安全管理体制の推進（産業医面談、従業員支援システム（EAP）、安否確認システムの運用等）、職場環境調査の実施
・ 女性活躍推進、障がい者雇用推進
・ 国や自治体の労働施策への対応
・ 各部門およびFP&Aチームと連携のもと、人件費コスト計算とFP&Aシステム（Workday）への投入

総務の通常業務の統括
・ 協会の資産、備品、文書が正しく管理されていることの確認
・ オフィス賃貸借契約の締結および管理
・ オフィススペースの職場環境が整っていることの確認
・ 保険関連業務の統括
・ 備品消耗品発注の管理
・ 消防計画等防災計画および防災訓練の統括

総務人事ユニットのマネジメント
・ 総務人事ユニットを統括し、メンバーの目標管理、業績評価、人材育成に責任を持つ
・ メンバーとの双方向コミュニケーションの機会を生かし、ユニットとしての業績向上につなげる

応募資格 

・ 国際的組織・企業における７年以上または同等の人事部門幹部としての経験
・ 日本における人事に関する豊富な知識と経験。非営利組織での経験尚可
・ 企業、団体の組織全体のマネジメントに関わった経験
・ 自身で分析しレポートを作成しプレゼンテーションをする能力。ITシステムへの適応能力
・ 日本語および英語による職務遂行能力
・ 難民支援、人道支援への熱意

雇用条件等

雇用形態：6か月の有期雇用（更新あり）。正職員への登用あり ※定年65歳
勤務地：東京都港区南青山および自宅等でのテレワーク
待遇：能力、経験に応じ当協会規程に基づき決定。社会保険完備、交通費等支給
勤務時間：1か月を清算期間とするフレックスタイム制度に準ずる
休日休暇：土日・祝日休、年次有給休暇、夏季休暇、年末年始休暇等
勤務開始日：応相談

応募方法

以下の書類を、メール添付または郵送にてお送りください。
・ 履歴書（和文・英文、できれば写真貼付）
・ 職務経歴書（和文・英文）
・ 志望動機書（和文または英文、A4一枚以内）

応募書類送付先：
e-mail job@japanforunhcr.org
郵送 〒107-0062 東京都港区南青山6-10-11 ウェスレーセンター3F国連UNHCR協会
事務局人事担当宛
※メール件名または封書宛名に、「事務局人事担当宛」を明記のこと。

選考方法

書類審査を通過後、1次面接、2次面接および小プレゼンテーション（例：このポジションで実現したいこと）、信用照会（3名）
※応募書類は当協会で適切に管理し、選考以外に使用することはありません。
※応募書類は返却しませんので、予めご了承ください。選考終了後、不採用の場合には1か月以内に当協会にて廃棄させていただきます。

以上

 

 

Japan for UNHCR Job Description for Head of Human Resources and General Affairs

Position: Head of Human Resources and General Affairs (HR&GA)
Reporting to: Chief Administrative Officer
Number of direct reports: 5（5 FTE）
Contract: Six months fixed Term (renewable). Conversion system applicable to open-end employment contract

Background and scope of the position

As a National Partner of UNHCR, an UN agency to support refugees, Japan for UNHCR(J4U) has been growing since its establishment in 2000, and during this period, J4U has played a great role to bridge refugees and Japanese civil society. After over two decades’ continuous and rapid growth, J4U has become one of the world class international NGOs in Japan and also one of the Tier One National Partners of UNHCR. Human Resources and General Affairs are the bases of the further growth of the organization, and it is one of the most important themes of J4U to invite a right person to this position who fits its size and growth speed.

The Head of Human Resources and General Affairs (HR&GA) is responsible to manage the HR&GA unit to ensure the oversight of HR management, payroll system including social security applications, and training programs for staff/manager, as well as general affairs and related subjects including all activities relating to the Board and the General Assembly. It also includes the provision of HR advice, assistance with labor laws in Japan, human risk management, compliance with relevant regulatory bodies, providing up to date internal working conditions to the organization’s leadership. The areas where the Head of HR&GA covers are as follows but not limited to:

1. HR management: Monitor how the HR management system is working, identify the items to be improved if necessary, develop and propose the revision of the system, and implement it with effective staff and management engagement. Design and implement the Learning and Development program in align with the requirements of the organization and the needs of staff members. Monitor the recruitment activities in J4U and provide insights to the recruiting team. 
2. Payroll: Supervise and ensure the payroll transactions based on the employment rules and the regular labor related tasks including organizing the labor health committee. Support employee time management to facilitate work-life balance of the employees. 
3. General Affairs: Support directly to the Chair of the Board to coordinate the Board meetings and the General Assembly including organizing the meetings, finalizing the meeting agendas, supporting the meeting procedures and making the official minutes of the meeting. Work as the focal point of the JNAG (Joint Nomination Advisory Group) in which representatives of UNHCR participate. The compliance under relevant regulations as a certificated NPO, Enterprise Risk Management, legal and compliance related issues including information security (including GDPR) but excluding HR and labor related issues. Supervise and ensure the general affairs activities in J4U to secure and improve the physical work environmental including office facilities and equipment. 

Responsibilities

The Head of HR&GA: 
- ensures that all activities related to HR management are carried out appropriately in accordance with NPO law and other laws/regulations in order for Japan for UNHCR to fulfill Japan for UNHCR’s mission. 
- ensures that the governance of the organization functions properly at all times so that Japan for UNHCR is accountable as a representative NPO in Japanese society. 
- designs and operates the HR management system that enables Japan for UNHCR staff to work with satisfaction, to contribute to the organization, and to continue to play an active role in the organization, and provides a better place where staff can enjoy a rich human life through the development and improvement of the work environment that supports this system. 
- ensures that Japan for UNHCR staff comply with laws, regulations, codes of conduct and other policies, and through it, contributes to the sound operation of the organization. 

Main responsibilities are as follows:

Oversight Japan for UNHCR’s overall HR&GA matters
- Provide analysis and inputs to management and department heads from a human resource perspective in order to develop and implement Japan for UNHCR strategies, and to mitigate and manage major risks related to human resources.
- Oversee the Japan for UNHCR’s HR management system in design and operation to maximize functionality of the system. Support the human resource management of each department.
- Oversee compliance of Japan for UNHCR with which include but not limited to the NPO law, the Certified NPO Approval Criteria, labor laws, Japan for UNHCR rules and policies such as employment rules, and codes of conduct.
- Support the Chair of the Board and organize the Board meetings, JNAG, and the General Assembly to ensure proper governance of Japan for UNHCR.

Oversight of the processes of the Board activities in accordance with the Board Manual in the selection of the Board members and Auditor(s), and the recruitment and the evaluation of the Executive Director
- Support the Chair of the Board to appoint Board member(s), Auditor(s), and the Executive Director, and to evaluate the Executive Director. Oversee the selection and evaluation processes by organizing JNAG, submitting to the Board meetings for approval, and submitting to the General Assembly for approval. The process of appointment and resignation of the Regular Member (Sei Kaiin) membership is included.
- Submit documents and reports to the regulatory authorities in a timely manner (official registration of the Chair of the Board with the Ministry of Justice, notification of change of the Chair of the Board to the Tokyo Metropolitan Government and notification of change of the Board Members to the Tokyo Metropolitan Government) in coordination with the Head of Finance and Legal. 

Business as Usual: Human Resources
- Design and operation of HR operations, including personnel transfers, evaluation process, compensation determination and notification, etc., in accordance with the HR management system
- Monthly payroll operations (including social insurance). Operation of the employee working time management system.
- Supervise on labor issues that arise on a daily basis. Implement labor policies based on labor laws and regulations (including harassment prevention). Act as the contact point for the Compliance Hotline of Japan for UNHCR, and cooperate with the Compliance Committee and legal counsel as necessary. Provide compliance trainings, including harassment prevention.
- Chair the health committee meetings. Enhance staff safety through industrial doctor interviews, offering employee assistance system (EAP) to employees, operation of staff safety confirmation system, etc. Conduct workplace environment surveys.
- Promote women's participation and advancement in the workplace. Promote employment and engagement of persons with disabilities.
- Respond to national and local government labor policies.
- Calculate labor cost and input into FP&A system (Workday) in cooperation with each department and FP&A team. 

Business as Usual: General Affairs
- Ensure that Japan for UNHCR's assets, equipment and documents are properly managed.
- Sign and manage office lease agreements
- Ensure office space and tele-work environment are well set up and maintained. Improve them with IT team if necessary.
- Oversee insurance-related operations.
- Manage the ordering process of equipment and supplies.
- Oversee firefighting and other disaster prevention plans and trainings

Management of HR&GA unit
- Responsible to lead and manage HR&GA unit. Monitoring, evaluation of performance, career and individual development of members are included.
- Conduct mutual communication with members, enhance unit performance. 

Qualifications

- 7 years+ or equivalent experience in HR in international corporation/organizations at senior level
- Rich knowledge and experience in human resources management in Japan. Experience in non-profit organization preferred
- Experience in management of an entire corporation/organization as a member of management team
- Hands-on ability to analyze data, create reports, and make a presentation. IT literacy preferred
- Ability to conduct business in Japanese and English
- Dedication for supporting refugees and humanitarian causes

Employment contract and other conditions

Employment contract: Six months fixed Term (renewable). Conversion system applicable to open-end employment contract. Retirement age: 65
Work location: Minami-Aoyama, Minato-ku, Tokyo or telework from home
Compensation: Determined in accordance with the internal rules based on ability and experience. Social insurance, transportation expenses, etc. provided.
Working hours: Based on the flex-time system, with one month as the settlement period.
Vacations: Saturdays, Sundays, national holidays, annual paid vacations, summer vacation, year-end and New Year's vacations, etc.
Starting date of work: subject to negotiation

Application

Please send the following documents by e-mail or by postal mail.
- Curriculum vitae (Japanese and English, with photograph attached if possible)
- Motivation letter (Japanese or English, within one A4 sheet)
- E-mail: job@japanforunhcr.org or
- Mail: Japan for UNHCR, Wesley Center 3F, 6-10-11 Minami-Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062, Japan
Please indicate "To: Human Resources, Recruitment" in the subject line of the e-mail or in the address of the envelope.

Selection Process

Document screening, 1st interview, and 2nd interview + short presentation (ex. What I would like to achieve in this position). 3 references required after the 2nd interview.
-  Application documents will be properly managed by J4U and will not be used for any purpose other than this selection. Please note that application documents will not be returned. After the screening process, the application documents will be discarded by J4U within one month in the event that the applicant is not selected. 

end

※当協会は認定NPO法人ですので、ご寄付は寄付金控除（税制上の優遇措置）の対象となります。

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